2024-2025 EĞİTİM ÖĞRETİM YILI ETKİNLİK BAŞVURULARI
2024-2025 EĞİTİM ÖĞRETİM YILI İÇİN ETKİNLİK BAŞVURULARI ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ (OBS) ÜZERİNDEN YENİ KULÜP BAŞKANI TARAFINDAN YAPILACAKTIR. (Kulüp yönetimleri ile Eylül ayı içerisinde yapılacak toplantıdan sonra başlayacaktır.)
Kulüpler Modülü Kullanım Kılavuzu için TIKLAYINIZ!
Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Düzenleme Başvurusunda Dikkat Edilmesi Gerekenler (Eylül 2024’de Süreç Yenilendi)
Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin, üniversite içi ve dışı tüm faaliyetleri için başvurularını "Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS)" üzerinden yapmaları gerekmektedir. İşlemlerin nasıl yapılacağına dair Kulüpler Modülü Kullanım Kılavuzu yukarıdaki bağlantıdan indirilebilir.
Etkinlik içeriğinin mevzuata uygunluğunu ve başka kulüplerin alanına girmediğini başvurudan önce kontrol etmek/ettirmek KULÜP YÖNETİMİNİN sorunluluğundadır.
Başka kulübün alanına girildiği fark edilen etkinlikler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Alan ihlali fark edilmeyip onaylardan geçmesi durumunda gelen yapılan faaliyetle ilgili gelen şikayetlerde sorumluluk faaliyeti sunan/gerçekleştiren kulüp yönetimine aittir.
Etkinliğinizin onaylanıp sorunsun gerçekleştirilebilmesi için dikkat edilmesi gereken genel kurallar:
- Bir birime ait salon kullanılıyorsa ilgili birim yetkilisinden onay alınması ve salon rezervasyonu yaptırılması
- Başvuru formunun eksiksiz doldurulmuş olması
- Etkinlik içeriğinin yapılacak faaliyeti detaylı bir şekilde anlatıyor olması (büyük etkinlikler için detaylı etkinlik dosyası daha önceden birime ek olarak verilebilir)
- Etkinliğin kulübün faaliyet alanına uygun olması, başka kulüp/topluluğun alanına girilmiyor olması!
- Kulüp danışmanı ve başkanının OBS üzerinden onay vermesi
- Etkinlik afişi yayımlanacaksa etkinlik onay formu ile birlikte danışman onaylı etkinlik afiş görselinin de gönderilmiş olması
- Etkinlikten en geç 2 hafta önce başvurunun yüklenmiş olması gerekmektedir. Formda bulunan bilgi / ek belge vb. eksiklikleri dolayısıyla gerçekleşen gecikme veya onay reddi de kulüp yönetiminin sorumluluğundadır.
Etkinliğin onay bilgisi OBS üzerinden takip edilmelidir.
Dönem boyunca periyodik bir şekilde gerçekleştirilmesi planlanan aynı içerikte etkinlikler için tarih ve saatler belirtilerek toplu izin başvurusu yapılabilir.
Etkinlikte "Telif Hakları" konusunu içeren (film, müzik yayını vb.) faaliyet bulunduğu taktirde ilgili web sitemizde yayımlanmış olan Kulüp Faaliyetlerinde Telif Hakları Konusu başlıklı DUYURU'ya uygun hareket edilmesi gerekmektedir. Özellikle, yayımı yapılacak eser(ler)in ön incelemesi gerektiğinden etkinlik başvurusu planlanan yayım tarihinden en az 3 hafta önceden yapılmalıdır!
Online yapılacak etkinlikler için etkinlik yeri bölümünde online platform ve etkinliğe katılım bağlantı adresi verilmelidir.
Üniversite üzerinden ZOOM kullanmak isteyenler kulüp akademik danışmanlarından yardım talep edebilirler.
ÖNEMLİ BİLGİ: Üniversite tarafından Danışmanınız aracılığıyla temin edilen ZOOM hesabı güvenlik ve arşivleme sebepleri ile otomatik olarak kayıt alabilmektedir. Toplantılarınıza katılacak olan konuşmacı, davetli ve katılımcılara kayıt bilgisinin etkinlik planlanmadan önce verilmesi ve onaylanmadığı taktirde farklı platformların sağlanarak etkinliğin planlanması KULÜP YÖNETİMLERİNİN sorumluluğundadır.
Ayrıca, etkinliklere güvenli katılımın sağlanması için katılımcı listelerinin oluşturulması, ZOOM'da Waiting Room özelliğinin sürekli açık tutulması ve ismi katılımcı listesinde bulunmayan kişilerin online etkinliğe kabul edilmemesi konusunda hassasiyet gösterilmesi önemle rica olunur.
Başvuru gerçekleştirildikten sonra birimimiz tarafından oluşturulan formlar ilgili birimler tarafından EBYS üzerinden elektronik olarak imzalanır, onayı alınan etkinlik formu Güvenlik Birimine ve ilgili salonun bulunduğu birimin yetkilisine gönderilir. Etkinlik onay durumu kulüp başkanı tarafından OBS üzerinden görüntülenebilir.
Başvuruyla ilgili gerekli işlemlerin zamanında tamamlanabilmesi için başvurunun etkinlikten en az 2 hafta önce yüklenmesi gerekmektedir. (Etkinlik detaylı inceleme gerektiren büyük bir etkinlikse lüften en az 1 ay öncesinden birimimiz ile iletişime geçiniz)
Sisteme girilmiş ve elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.
Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Katılım Formu (05.11.2024’de Süreç Yenilendi)
Yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere (yarışma, sportif faaliyet, kongre, vb.) katılacak olan kulüp öğrencileri "Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu" nu doldurur.
Formunuzun işleme alınabilmesi için:
- Kulüp başkanı ve danışmanı ıslak imza ile onaylamış olmalıdır
- Etkinliğe ilişkin gerekli ek belgeler (davet mektubu, etkinlik duyurusu vb.) bulunmalıdır
- Harcırah talep edilmiyorsa etkinlikten en az 2 hafta önce birimimize elden teslim edilmelidir.
- Harcırah talebiniz varsa formunn etkinlikten en az en az 1 ay önce Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ofisine teslim edilmesi ve harcırah bilgilerinin onaylatılması gerekmektedir. (Bütçe talepleri her yılın başında alınmakta ve dağılım planlanmaktadır. Onaylanmış talebiniz bulunmuyorsa bütçe durumunu öğrenmek için önce Kültür Hizmetleri Birimi ile görüşünüz.
Etkinlik katılımınızın ONAY durum bilgisi birim personelimiz tarafından verilecektir.
Onay ardından etkinlik bilgileri OBS üzerinden girilerek kulüp etkinliği olarak kayıt edilmesi sağlanmalıdır.
Sisteme girilmiş ve elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.
Etkinliğe gitmeden en az 2 hafta önce formun teslim edilmesi gerekmektedir.
Yolluk ve yevmiye hakkı olan etkinlikler için davet mektubu ile birlikte etkinlikten en az 30 gün önce formun teslim edilmesi gerekir.
Yurtdışı etkinlikler için davet mektubu ile birlikte etkinlikten en az 30 gün önce formun teslim edilmesi gerekir.
Etkinliğe gitmeden önce görevlendirmenizin onaylanıp onaylanmadığı mutlaka öğreniniz.
İlgili dokümanlar kısmından ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz
- FR-0435-Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu.doc
- FR-1339-Öğrenci Kulüpleri Kurum Dışı Etkinlikleri Feragat ve Sorumluluk Beyannamesi.docx
Eğitim Öğretim sürecinde gerçekleştirilen ve resmi niteliği bulunan etkinliklerden dolayı AKADEMİK İZİN alınması için aşağıdaki formların da doldurulması ve aşağıda listelenen ekler ile Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. AKADEMİK İZİN işlemleri ancak resmi davet ve/veya görevlendirme yazısı bulunduğu taktirde yapılmaktadır.
- FR-1606-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Ön Yazı Formu.docx
- FR-1607-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Liste Formu.xlsx (Lüften eksiksiz doldurunuz)
EKLER (tüm ekler kulüp başkanı ve danışman tarafından paraflanmalıdır)
Akademik İzin alabilmek için aşağıdakilerin başvuru evrakı ekinde bulunması zorunludur:
- Davet veya görev yazısı
- İlgili dönem OBS Ders programı çıktıları
- Etkinliğe katıldıklarını gösterir belge
(Katılım belgesi yoksa yurtdışı ise pasaport giriş çıkış gösterir sayfaların fotokopisi, yurtdışı/yurtiçi ise etkinlik yapılan şehire gidiş dönüş gösterir seyahat belgeleri vb. gösterilebilir)