TÜM KULÜPLERİMİZİN YTÜ Öğrenci Kulüpleri Yönergesi gereği;

2024 MAYIS ayı içerisinde Genel Kurul toplantılarını yapmaları, mevcut Yönetim Kurullarının raporlarını incelemeleri ve

Yeni dönem (2024-25) Yöetim ve Denetim Kurulu seçimlerini gerçekleştirmeleri,

ve

OBS üzerinden yeni yönetim ve denetim kurulu üyelerinin kulübe üye olarak görünmelerin sağlamaları,

ilgili formları doldurmaları ve

3-7 Haziran 2024 tarihleri arasında, iletişim grubundan duyurulmuş olan devir teslim takvimine uygun olacak şekilde devir teslim evrakını Kültür Hizmetleri Müdürlüğü’ne ELDEN teslim etmeleri ve ilgili teslim esnasında da sorulan bilgileri cevaplandırmaları gerekmektedir.

Devir Teslim Sürecinde “Devreden Yönetim” ile “Teslim Alan Yeni Yönetim” tarafından takip edilmesi gereken süreçler bulunmak olup aşağıda anlatılmıştır. Devreden Yönetim’in Yeni Yönetimi bilgilendirmesi zorunludur.

DEVİR YAPAN YÖNETİM Tarafından Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak (hepsi gerekli kişilerce kontrol edilmiş ve imzalanmış olmalıdır):

•Genel Kurul Dosyası ve Tutanağı

İçerik:

·Seçimlerin zamanında duyurulduğunu ve adayların alındığını gösterir e-posta ve/veya mesajlaşma grubu çıktısı

·Genel kurulun yapıldığını, denetleme kurulunun raporunun okunduğu ve yönetim kurulu tarafından verilen cevapları, divan kurulunun (Yönetim kurulu üyeleri olamaz) nasıl seçildiğini, seçimin nasıl yapıldığını, sayımı ve seçim sonucunu açıklayan ve Divan Kurulu Başkanı ve 2 Üyesi tarafından imzalanmış GENEL KURUL TUTANAĞI.

· Yeni yönetim kurulu başkanına aşağıda yazılı olan “Teslim Alan Yapan Yönetim Tarafından Online Bilgi Girişi Yapılacak ve Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak”ın bilgisinin verildiğine ve Devir Teslime esas olan tüm bilgi ve belgenin teslim edildiğine dair beyan. (Eski ve yeni başkanlar tarafından imzalanmalıdır)

•Denetleme kurulu tarafından hazırlanmış denetleme raporu. (Denetleme kurulu başkanı ve en az 1 üye tarafından imzalanmalı ve kapalı zarfta sunulmalıdır)

•*Tamamlanan (2023-24) Akademik Dönem Üye Listesi (Numaralandırılmış, üye sayısı anlaşılır şekilde olmalıdır) (Yönetim kurulu 3 kişi ve Akademik Danışman imzalı)

•Aidat Makbuzları

•Karar Defteri (Tüm kullanılan sayfaları Başkan veya Yardımcısı imzalamak kaydıyla en az 3 yönetim kurulu üyesi tarafından imzalı) (Tüm sayfalar Akademik Danışman tarafından kontrol edilip imzalanmalıdır)

•İşletme Defteri (Tüm kullanılan sayfaları Başkan veya Yardımcısı imzalamak kaydıyla en az 3 yönetim kurulu üyesi tarafından imzalı) (Akademik Danışman tarafından tüm sayfalar harcama belgeleri (fiş, fatura vb.) ile karşılaştırılarak kontrol edildikten sonra imzalanmalıdır)

İçerik:

· Önceki dönemden devreden para işlenmeli ve önceki dönemden gelen devir tutanağı eklenmelidir

· Aidat vb. tüm para girişi işlenmiş olmalıdır ve makbuz tutarı ile uyuşmalıdır

· Harcanan para (çıkış) işlenmiş olmalıdır, fiş ve faturalarla muhakkak belgelenmiş olmalıdır.

· Kalan para muhakkak son sayfada gösterilmelidir.

İşletme defterine ek olarak (2 kopya) dilekçe ile:

Ø  Önceki seneden gelen para

Ø  Dönem içi para girişi

Ø  Dönem içi para çıkışı

Ø  Kalan (devredilen) para tutarı belirtilerek

Ø  Devredilen tutarın yeni yönetim tarafından teslim alındığını belirtir dilekçe (Yeni Başkan veya Sayman teslim alabilir) (Dilekçeyi Teslim eden olarak Eski Başkan veya Sayman; Teslim alan olarak da Yeni Başkan veya Sayman imzalamalıdır)

Dilekçe kopyalarından biri devir teslim dosyasına konulmalı, diğeri de yeni yönetim tarafından bir sonraki devir teslim için saklanmalıdır.

•Üye Paralarıyla Yapılan Tüm Harcamalara Dair Fatura Ve Fişler (2022 yılı için 2000 TL, 2023 yılı için de 4400 TL üstü alımlar için sadece fatura kabul edilecektir.)

•Tamamlanan 2023-24 Dönemi Faaliyet Raporu (Akademik danışman imzalı)
(Akademik dönem içinde yapılan etkinliklerin isimleri, tarih ve yer bilgisi ile etkinliğe dair görseller olmalıdır. Aylara ve etkinlik türüne göre sınıflandırılmış ve sıralanmış olmalıdır. Faaliyet raporundaki tüm etkinliklerin “etkinlik raporları” ilgili forma dönem içinde girilmiş olmalıdır, girişi unutulmuş etkinlikler için lütfen devir teslimden önce giriş yapınız: https://forms.gle/nKH7mUqbdi6iLgAx7 )

Tüm evrak, kapaklı dosya içinde, her bir belge ayrı ayrı poşetlenmiş olarak, zarf içerisinde Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilmelidir.  Ayrıca, Denetim Kurulu Başkanından kapalı zarfla almış olduğunuz Denetleme Raporunu da teslim etmeniz gerekmektedir. 2022-23 Bahar Yarıyılının online/hibrit dönem olmasından dolayı pdf üzerinden imzalanmış dosyaların yüklenmesi ve çıktılarının sunulması kabul edilecektir.

*Seçilen kişiler OBS üzerinde kulübe üye olarak kayıtlı olmalıdır.

TESLİM ALAN YENİ YÖNETİM tarafından Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak (hepsi gerekli kişilerce kontrol edilmiş ve imzalanmış olmalıdır) Devir teslim gününde yönetimi devraldığı eski başkan/yönetim ile birlikte gelerek evrak teslimi yapması rica olunur.

•*FR-1316-YTÜ Kulüpler-Topluluklar Genel Kurul Sonucu Yönetim Kurulu Listesi

Tüm Yeni Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerinin iletişim bilgileri yazılmış olmalıdır.

Formda ekleme veya çıkartma yapılmamalıdır. (YK 5 asil 3 yedek, DK 3 asil 2 yedek üyeden oluşur)

Kulüp danışmanı değişimi danışman istifası ve yeni danışman başvurusuna tabi olduğundan yapılmamalıdır.
(Danışmanlar tarafından kontrol edilip imzalanmalı)

•*FR-1315-YTÜ Öğrenci Kulüpleri İmza Sirküleri

(Seçilen yeni yönetimin bilgileri bulunmalı)

(Sirküdeki herkes tarafından atılmış ikişer imza bulunmalı)

İlgili formlar www.kultur.yildiz.edu.tr web adresimizin FORMLAR>Diğer Formlar sayfasında mevcuttur

*Seçilen kişiler OBS üzerinde kulübe üye olarak kayıtlı olmalıdır.

NOT: Devredilen tutarın yeni yönetim tarafından teslim alındığını belirtir dilekçe kopyalarından biri yeni yönetim tarafından bir sonraki devir teslim için saklanmalıdır.