Devir Teslim İşlemleri (Uzatıldı)
2021-2022 Eğitim Öğretim Dönem Sonu ve Devir Teslim Bilgileri
2021-22 Eğitim Öğretim Yılı Bahar dönemi akademik takvimine uygun olarak belirlenmiş olan devir teslim takvimi aşağıdaki gibidir:
|
Çevrimiçi Devir Teslim Formunun doldurulması ve
tüm evrakın elden Kültür Hizmetleri Birimine teslimi için tarih aralığı:
|
16 Mayıs 2022 -
03 Haziran 2022
(Mesai saatleri)
|
Devir teslime uygun görülen kulüplerin devir teslim töreni:
(Eski dönem ve yeni dönem Başkan ve Saymanlarının katılması zorunludur) |
Duyurulacak |
Geçerli bir mazereti olup, mazeretini sunup Kültür Hizmetleri Müdürlüğünden onay alan kulüpler haricinde tüm kulüplerin ilan edilen tarihlere uyması zorunludur.
Devir teslim yapmayan kulüplerin faaliyetleri durdurulur ve ÖKKK'ya kulüp kapatma raporu hazırlanır.
Devir teslim için:
-Genel Kurulun yapılarak görevi biten Yönetim Kurulunun yaptığı işler ve harcamalar denetlenmeli,
-Yeni Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulun seçilmeli,
-Teslim edilecek tüm evrak hazırlanmalı, gerekli kişiler tarafından imzalanmalı ve danışman tarafından onaylanmalı,
-Çevrimiçi Devir Teslim Formu doldurulmalı ( https://forms.gle/A3v1H1WFLN5rfVB79 ),
-Tüm devir teslim evrakı Kültür Hizmetleri Birimine ELDEN teslim edilmelidir.
2021 yılı için aylık faaliyet raporları online olarak işlenmemiş olan kulüplerin devir teslimleri kabul edilmeyecektir.
2021-2022 Döneminde faaliyet yapmış tüm kulüplerin DEVİR TESLİM işlemini yapması gerekmektedir.
Kurulmasından bu yana 1 sene geçmemiş olan kulüpler GENEL KURUL yapmadan aynı yönetimle devam edebilir, fakat çevrimiçi formu doldurması ve 2021-2022 Dönemine ait evrakın birimimize elden teslimini gerçekleştirmesi ve devir teslim törenine katılması gerekir.
DEVİR TESLİM İÇİN YAPILMASI GEREKENLER
Devir teslim için gereken aşağıda listelenmiş “Devir Yapan Yönetim Tarafından Teslim Edilecek Evrak” hazırlandıktan sonra 2021-22 Dönemi Yönetim Kurulu Başkanı tarafından
çevrimiçi devir teslim formu kullanılarak sorulan bilgilerin girişi yapılmalı, istenen dosyalar yüklenmeli ve elden teslim edilmesi gereken evrak
03.06.2022 tarihi
mesai bitiminden önce eksiksiz, danışman tarafından imzalı ve istenen şekilde Kültür Hizmetleri Birimine ELDEN teslim edilmelidir.
Son saatlere bırakılan teslimler yüzünden evrak kontrolü yapılırken uzun sıralar oluşabildiğinden mesai bitiminden önce teslim tamamlanmayabilir, dolayısıyla tesliminizi mümkün mertebe son günlere bırakmamanız tavsiye olunur!
Teslim edilen evrak birimimizce incelendikten sonra devir teslime uygun görülen kulüplerin eski dönem ve yeni dönem Başkan ve Saymanlarının 03.06.2022 Cuma günü 10.00'da Kulüpler Vadisinde bulunarak devir teslimlerini tamamlaması gerekmektedir.
Devir Yapan Yönetim Tarafından Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak (hepsi gerekli kişilerce kontrol edilmiş ve imzalanmış olmalıdır)
Elden teslime gelmeden önce çevrimiçi Devir Teslim Formu'nu doldurmuş olmanız gerekmektedir. Formu doldurmamış olan kulüplerin devir teslimleri onaylanmayacaktır.
• Genel Kurul Tutanağı (Seçimlerin zamanında duyurulduğunu, güvenilir şekilde yapıldığını ve değerlendirildiğini gösterir belgelerle birlikte) (Danışman tarafından kontrol edilip imzalanmalı)
•* Tamamlanan (2021-22) Akademik Dönem Üye Listesi
• Makbuzlar (Onaylatılan tüm makbuzlar teslim edilmelidir)
• Karar Defteri (Yönetim kurulu imzalı) (Danışman tarafından kontrol edilip imzalanmalı)
• İşletme Defteri (Harcama yapılmadıysa devredilen paranın değeri ve eksiksiz teslim edildiğinin eski ve yeni yönetim saymanları tarafından imza altına alındığı bir dilekçe) (Danışman tarafından kontrol edilip imzalanmalı)
• Üye Paralarıyla Yapılan Tüm Harcamalara Dair Fatura Ve Fişler (Tek seferde 100 TL üstü alımlar için sadece fatura kabul edilecektir.)(Harcama yapılmadıysa, harcama yapılmadığına dair eski başkan tarafından imzalı dilekçe) (Danışman tarafından kontrol edilip imzalanmalı)
•* Tamamlanan 2021-22 Dönemi Faaliyet Raporu (Akademik dönem içinde yapılan etkinliklerin isimleri, tarih ve yer bilgisi ile etkinliğe dair görseller olmalıdır. Aylara ve etkinlik türüne göre sınıflandırılmış ve sıralanmış olarak)
• FR-1316-YTÜ Kulüpler-Topluluklar Genel Kurul Sonucu Yönetim Kurulu Listesi (Seçim sonrası yeni yönetimin bilgileri bulunmalı) (Danışmanlar tarafından kontrol edilip imzalanmalı)
• FR-1315-YTÜ Öğrenci Kulüpleri İmza Sirküleri (Seçim sonrası yeni yönetimin bilgileri bulunmalı) (Sirküdeki herkes tarafından atılmış ikişer imza bulunmalı)
(Formlar www.kultur.yildiz.edu.tr web adresimizin FORMLAR sayfasında mevcuttur)
Tüm evrak, kapaklı dosya ile, her bir belge ayrı ayrı poşetlenmiş olarak, zarf içerisinde Kültür Hizmetleri Birimine ELDEN teslim edilmelidir. Ayrıca, Denetim Kurulu Başkanından kapalı zarfla almış olduğunuz Denetleme Raporunu da teslim etmeniz gerekmektedir.
Tüm Duyurular
